Drie tips voor het organiseren van een succesvol evenement

Denk je het volgende in: een artiest gaat met een klein team aan de slag om mooie schilderijen te maken voor een expositie. Vol trots en voldoening presenteren zij hun creaties aan de bezoekers. Na een lange werkdag van tien uur zwoegen, blijkt dat er bij de expositie maar 10 bezoekers komen opdagen. Terwijl ze hadden gerekend op het tienvoudige! Dat is balen. Al die moeite voor niets.

Kun jij je als gedreven ondernemer de frustratie voorstellen? Heb je zelf wel eens voor een bijna lege zaal gestaan? Voelt niet prettig. Misschien heb je ooit een workshop, training of presentatie moeten annuleren. Wat een teleurstelling. Gelukkig kun je zelf (of beter nog, samen met een ingehuurde professional op dit vakgebied) een belangrijke rol spelen in het voorkomen van dit soort mislukkingen. Drie handige tips:

1. Besluitvorming kritisch (evenement)publiek

Mensen worden in deze tijden steeds kritischer wanneer ze een afweging maken en stellen zichzelf vaak (onbewust) de volgende vragen:

  1. Wat levert deelname aan dit evenement mij op?
  2. Wat wordt mijn tijdsinvestering, en kan ik mij dat veroorloven?
  3. Wat gaat mij dit kosten?

Je antwoorden hierop moeten voor je publiek kristalhelder en overtuigend zijn. Pas als mensen die drie vragen met een bevredigend antwoord uit hun hoofd kunnen zetten, zullen zij zich aanmelden.

[layerslider id=”2″]

2. Zorg voor een rode draad

Naast bovenstaande vragen beantwoorden moet je jezelf ook een aantal vragen stellen:

Aanleiding
: Waarom organiseer je dit evenement?
Doelgroep: Wie ga je uitnodigen?
Doelstelling: Wat wil jij voor je publiek, voor jezelf en voor je bedrijf met je event bewerkstelligen?
Programma: Zorg in een zo vroeg mogelijk stadium voor een interessant, boeiend en afwisselend inhoudelijk programma waarmee je je doelstellingen voor je event wilt realiseren. Vanuit het programma maak je de rest van de keuzes voor je evenement!
Structuur event: Wil je een traditionele bijeenkomst met een puntsgewijs programma of een meer verrassend, speels en/of spontaan evenement? Hoeveel interactie verwacht je van je publiek?
Financieel: Een eventbegroting met de te verwachten kosten en inkomsten voorkomt onaangename verrassingen.
Datum en tijdstip: Houd rekening met schoolvakanties, evenementen voor je doelgroep in dezelfde periode, grote internationale sport­evenementen zoals voetbal en natuurlijk filetijdstippen en de OV-spits.

Evenement

3. Een sterk thema

Gaat het onderwerp van je evenement over noodzakelijke, aantrekkelijke kennis voor je doelgroep? Is het ‘need to know’ in plaats van ‘nice to know? Dan zijn mensen veel eerder geneigd deel te nemen. Zoals we al zeiden: tijd is geld. Kies een goed thema. Hoe, dat lees je hier.

[layerslider id=”2″]

 

Een gedegen, vroegtijdige en professionele voorbereiding van iedere bijeenkomst een ´must´ is om te kunnen slagen. We willen toch allemaal eer van ons waardevolle werk en hiermee onze klanten en onszelf intens laten genieten?

Heb je hulp nodig bij het organiseren van je evenement, en zoek je iemand die je daarbij kan helpen? Neem contact op met OndernemersBag. Wij hebben ongetwijfeld de juiste persoon in ons zakelijke netwerk!

Wil je iets toevoegen of vragen over dit artikel? Laat onderaan een bericht achter.

Blogartikelen geschreven door OndernemersBag. Wil je op de hoogte blijven van onze nieuwste artikelen? Schrijf je in voor de nieuwsbrief:


 

One thought on “Drie tips voor het organiseren van een succesvol evenement

  • september 23, 2019 om 3:04 pm
    Permalink

    Een evenement organiseren is niet een gemakkelijke taak, om het succesvol te maken moet alles goed gaan. Deze tips zullen mij al veel helpen in de toekomst!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *